Les défis de ces nouveaux «vieux» commerces qui passent au numérique pendant la COVID-19 et l’accompagnement numérique à la rescousse

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On entend souvent parler des nombreux cas de transformations au numérique réussies du genre:  “J’ai réussi à lancer mon magasin en ligne en 24h”. 

Est-ce vraiment possible et réaliste ? Fort probablement, car plusieurs l’ont déjà fait et que plusieurs outils sont déjà disponibles.

Cependant, est-ce que la réalité est toute autre lorsque votre commerce avez plus de 20 ans d’histoire? Très certainement.  

Le passage d’une plateforme non connectée au numérique possède sont lot de défis, particulièrement lorsque l’entreprise possède un long historique de vente et une clientèle qui lui est fidèle depuis des années et avec une façon de faire à l’interne qui lui est propre. 

Dans cet article, vous allez connaître les raisons pourquoi ces commerces ont tardé à passer au numérique, mais aussi comment la COVID-19 a accéléré leur transformation au numérique. 

La clef du succès de leur transformation numérique repose sur l’accompagnement par un expert au passage numérique.

QUI SONT-ILS?

Cet article citera en exemple le cas de Léopold Bouchard à Saint-Romuald, sur la Rive-Sud de Québec et de IS Sports Excellence qui a pignon sur la rue principale Albiny-Paquette à Mont-Laurier. Un étant un magasin de ventes au détail spécialisé en équipement et tout autre produit de salle de bain, et l’autre un magasin d’articles de sports général.

Toutes les deux sont très bien ancrées dans leur communauté, toutes les deux sont des entreprises familiales et toutes les deux utilisaient un système qui datait depuis l’époque du premier tetris sur Atari, on était à ce moment-là à l’époque du 8 bits. Les milléniaux n’étaient pas encore nés.

FREIN À LEUR CROISSANCE

Au fil des années, le monde a changé autour d’eux, leur processus eux sont restés presque inchangés, et toujours pas connecté au web. De plus, leur système devenait lourd, tournait au ralentit et générait une quantité énorme de données poubelles – produits en double, clients en double, et une façon de gérer les prix, les promotions et l’inventaire qui était dépassée. 

Dans le cas de Léopold Bouchard, l’enjeu était de préserver les données sur l’inventaire, l’historique de leur clientèle, de leur commandes en cours, qu’ils doivent préparer afin que leur clients puissent venir les chercher. En achetant cette entreprise familiale qui a plus de 20 ans d’histoire, Sylvain Lavoie, nouveau propriétaire de Léopold Bouchard, voulait profiter de l’occasion, bien avant la COVID-19, de passer au numérique afin d’améliorer les façons de faire et faire croître l’entreprise nouvellement acquise.

Il nous a même raconté comment c’était pressant de changer de système, en expliquant qu’afin de synchroniser les données en fin de journée, il fallait faire le tour de l’entreprise pour s’assurer que tout le monde s’était déconnecté. Histoire vraie!

L’ENJEU D’EXPORTER LES DONNÉES DANS LE BON FORMAT

Nous avons essayé par le passé de passer au numérique, mais le défi d’export et de transformation des données afin de les mettre dans le nouveau format demandé était un défi de taille. Plusieurs consultants sont passés, et plusieurs ont échoué, car nous n’étions pas en mesure d’exporter les fichiers demandés, raconte Sylvain.

« Plusieurs consultants sont passés, et plusieurs ont échoués, car nous n’étions pas en mesure de leur fournir les formats de fichiers demandés. » Sylvain Lavoie, Propriétaire, Léopold Bouchard

Le cas d’Isabelle est semblable lorsqu’elle exportait ses données produits, qui possédaient des données en double, quintuple parfois. La base de données, qui contient plus de 400 000 entrées de ses produits, provoquait un gel systématique de son ordinateur et son système redémarrait lorsqu’elle faisait un export de ses produits.

Je ne suis pas une experte en informatique, mais je sais que ce n’est pas normal de ne pas être en mesure d’exporter mes propres données via l’outil d’export même de mon système, dit celle qui conseille les “hockeys moms” de Mont-Laurier aux achats des articles de sports pour leurs tout petits. 

« Je ne suis pas une experte en informatique, mais je sais que ce n’est pas normal de ne pas être en mesure d’exporter mes propres données via l’outil d’export même de mon système. » Isabelle St-Pierre, Propriétaire, IS Sports 

EXPERTISE ET ACCOMPAGNEMENT, MAIS PAS À N’IMPORTE QUEL PRIX

Afin de résoudre leur problème, les deux ont fait affaire avec une jeune startup montréalaise, qui est experte dans les systèmes de point de vente et le traitement de ces données. En confiant leur migration de données vers le nouveau système de point de vente, ils ont réussi à franchir la première barrière, soit l’enjeu de l’export de données via une expertise nécessaire externe, mais à un coût raisonnable.

“Pour un tarif fixe, j’avais un service clef en main, et j’ai pu passer au nouveau système en moins de 4 semaines dans mes deux magasins, entrepôts et salle de montre, tout en préservant l’historique de mes commandes en cours, de l’historique de mes données clients, de mon inventaire, et ce, sans arrêter mon service ou de fermer mon entreprise. 

Étant un service essentiel, je continuais à vendre, tout en procédant à ma transformation numérique. Si je n’avais pas eu cet accompagnement, et cette expertise, je n’aurais jamais pu passer au numérique, indépendamment de la plateforme que j’aurais choisie. Je n’ai pas les moyens de faire une implantation qui dure des mois ou qui s’échelonne sur une année, il fallait que ça se fasse tout de suite, et encore plus vrai en période de COVID-19, nous dit Sylvain avec énergie.

« Si je n’avais eu cet accompagnement, et cette expertise, je n’aurais jamais pu passer au numérique, indépendamment de la plateforme que j’aurais choisie. » Sylvain Lavoie, Propriétaire, Léopold Bouchard

Ainsi, une startup montréalaise spécialisée dans l’intelligence artificielle pour le secteur du commerce de détail, a pu exporter et transformer les données d’un système qui générait des formats de fichiers erronés, tronqués, non lisibles par les chiffriers conventionnels. Cet accompagnement a pu mener à une transformation numérique avec succès une entreprise bien ancrée avec plus de 20 ans d’histoire à préserver ses données, les nettoyer et les mettre dans le nouveau système, sans interrompre les opérations de cette entreprises essentielles durant la COVID-19.

L’ENJEU DE LA TRANSFORMATION ET NETTOYAGE DES DONNÉES HISTORIQUES SOUVENT SOUS-ESTIMÉ.

Par le passé, un consultant pouvait demander des dizaines de milliers de dollars lorsqu’on parle d’une migration complète : fiches produits, fiches clients, factures clients, bons de commandes, inventaire disponible et coûts moyens. Dans le cas d’un progiciel de type ERP / Progiciel de Gestion Intégré, on peut s’attendre à avoisiner près d’une centaine de milliers de dollars. La majorité des heures facturables étaient dans le nettoyage, la transformation et migration de ces données dans le nouveau système.

De nos jours, certaines entreprises grâce à l’intelligence artificielle, assistent à l’automatisation de la transformation et nettoyage des données des systèmes de types transactionnels rendra accessible et à un prix très concurrentiel la migration des données historiques de ces commerçants ayant plus de 20 ans d’historique transactionnels dans des vieux systèmes.

Les commerçants tel que Léopold Bouchard ou IS Sports Excellence, ne possèdent pas du tout cette expertise d’extraction et l’accompagnement leur a permis de relever le premier défi de simplement pouvoir exporter leurs données, les comprendre, les nettoyer et les transformer dans un format utilisable par le nouveau système prêt pour l’importation.

On sous-estime souvent le défi de transformation et de nettoyage des données et souvent ce sont les petites entreprises qui finissent par des surcharges de prix à la fin, alors qu’ils sont déjà pris dans l’engrenage de l’implantation et forcés de payer afin de finaliser l’implantation déjà entamée.

Cette transformation doit se faire, mais pas à n’importe quel prix afin de permettre à un plus grand nombre de commerçants de passer au numérique et établir une stratégie multicanale avec leurs clientèle, mais aussi leurs fournisseurs, maintenant qu’ils sont connectés.

RÉCAPITULATIF

Certains géants du commerce électronique vous permettent de passer du jour au lendemain à leur plateforme, cela est potentiellement réalisable, mais lorsque vous êtes un commerce qui possède un magasin avec pignon sur rue, et qui possède des historiques de ventes de plus de 20 ans dans la communauté, repartir à neuf n’est pas toujours possible, surtout dans un monde où la valorisation d’une telle quantité de données est importante. Il est primordial de se poser les questions suivantes:

Est-ce que je désire garder mes données historiques dans mon nouveau système? 

Si la réponse est non, votre passage au numérique peut se faire très rapidement et possède peu de risque. Le cas échánt les autres questions qui suivent vous permettront de guider votre réflexion sur votre besoin d’accompagnement.

  • Est-ce que je possède une personne experte à l’interne afin de me guider dans cette transformation numérique?
  • Est-ce que je suis en mesure d’extraire moi-même les données importantes de mon système?
  • Est-ce que mes données sont “propres” et bien structurées?
  • Est-ce que je suis capable de les nettoyer et transformer dans le format demandé du nouveau système?

Si la majorité de vos réponses est non, il est temps de contacter une des nombreuses agences, et petites entreprises spécialisées dans le numérique au Québec.

L’expertise ne manque pas au Québec, et tout récemment, le Conseil québécois du commerce de détail (CQCD) offrira plus de 1 750 d’heures de soutien technique au commerçants. Et en cette période de COVID-19, de plus en plus de programmes sont mis sur pied afin de vous aider à passer au numérique et de vous faire accompagner, ie. Le Virage Numérique, PACME etc.

Ne tardez-pas trop, car les enveloppes ne sont pas sans fond!

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