The mother of all: l’outil du parfait gestionnaire de produits – Notion

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De plus en plus d’outils sont disponibles et mis à notre disposition afin de rendre notre vie personnelle et au travail plus productive. Ces outils nous aident à mieux nous concentrer, à déterminer nos priorités et à ne rien oublier. Ils sont disponibles en ligne, sur nos ordinateurs et nos téléphones afin que nous restions, en permanence, efficaces.

Avant de débuter la lecture de ces prochaines lignes, il faut vraiment comprendre ;

  • On parle d’ici de l’outil Notion provenant de l’entreprise Notion Labs ;
  • Ce n’est pas une plateforme de gestion de projet comme Trello, Asana, Smartsheet, JIRA, etc. ;
  • On peut l’utiliser Notion pour le travail collaboratif en équipe mais je ne parlerai pas de cet angle dans l’article ;
  • Je suis un fan fini des outils de prise de notes et de gestion des tâches. Je peux passer des heures à tout classer. J’ai donc pris le même angle pour faire sortir les points importants de Notion, comme la prise de notes, la gestion des tâches associées à ses notes, les intégrations avec d’autres applications, l’accessibilité (hors-ligne, plusieurs plateformes), la facilité d’utilisation et l’évolution en fonction de nos besoins ;

Ce qu’on cherche habituellement dans un bon outil pour gérer la productivité :

  • Son interface doit être facile à utiliser et nous n’avons pas à chercher trop longtemps pour trouver une fonctionnalité importante ;
  • Il fait légèrement plus qu’un bloc-notes sans trop se perdre dans les boutons inutiles ;
  • Il doit pouvoir gérer des listes de tâches autant que des notes. Parce que c’est important de comprendre qu’on doit pouvoir faire le lien entre une tâche et des notes/références associées à cette tâche.
  • Il doit pouvoir bien classer les tâches, les notes, les priorités et avoir une facilité déconcertante à les retrouver
  • Il doit être disponible rapidement sur toutes nos plateformes et disponibles hors-ligne

Notion de Notion Labs a été lancé en mars 2016, à l’époque beaucoup utilisait depuis longtemps des outils de gestion de tâches et de prise de note comme Trello et le très populaire Evernote. Ce n’est que depuis 2019 (au Canada) que nous parlons un peu plus de l’outil Notion.

L’aspect visuel de nos notes

Cet outil se veut très différent de ses concurrents, il utilise la notion des composantes afin de pouvoir bâtir des notes comme on le souhaite. Rien à voir avec Evernote ou on peut changer en HTML pas mal tout l’aspect de nos notes, Notion nous limite beaucoup.

Par contre, il met l’emphase sur le contenu et pas l’emballage, ce qui permet de créer des fonctionnalités beaucoup plus intéressantes.

Il est important de comprendre que non, à part changer la grosseur et la taille du texte pour un titre il n’est pas important de changer sa police d’écriture la plupart du temps.

Il est aussi important de limiter les modifications visuelles afin de bien clarifier ses notes et la hiérarchie du contenu.

Les composantes qu’on peut utiliser

Une page (note) est composée de composantes (texte, titre, puces, liste de tâches, liste de chiffres, image, intégration de documents Google, fichiers vidéos, fichiers sonoares et bien plus). On se retrouve donc avec une liste de composantes dans notre page. On peut modifier l’endroit où les composantes vont s’afficher et créer des colonnes.

On peut aussi utiliser ce qu’on appelle des bases de données qui sont affichées selon différents visuels comme :

  • un tableau chiffrier comme une liste de données similaire à Excel (Table)
  • un calendrier (Calendar)
  • un tableau avec des pages (Board)

Un point intéressant et le fait de pouvoir associer à même nos notes des composantes comme une tâche avec une date, un article intéressant avec une autre page, une note de réunion avec une autre page, une tâche avec une personne ou un rappel et bien plus.

Les gabarits

Notion offre la gestion de gabarits qui est très utile puisque la plupart du temps quand on veut créer une note pour un projet, on veut garder le même format afin de pouvoir s’y retrouver facilement. On peut imbriquer des gabarits dans d’autres gabarits avec pour objectif d’unifier la manière dont on va prendre nos notes et nos tâches.

Je vous invite à regarder les gabarits les plus populaires afin de mieux comprendre les possibilités

Pour les plus avancés

Intégration avec d’autres plateformes

Je mets aussi l’emphase sur l’aspect évolutif de Notion. Notion permet l’intégration de beaucoup de partenaires (Unsplash, Gmail, Slack, Mailchimp, Trello, Evernote, Google Calendar, Google Spreadsheet) afin de pouvoir lier des fonctionnalités d’autres logiciels dans Notion.

Du code, on aime !

Il est aussi possible d’intégrer du code via JavaScript afin de rendre Notion plus performant en faisant des liens entre des données, des pages et des visualisations de bases de données. Par exemple, on peut bâtir un rapport avec des graphiques et des calculs entre des bases de données ou des métadonnées d’une page.

Des filtres

On peut ajouter des propriétés sous plusieurs formes à chacune de nos notes afin de pouvoir les filtrer, les associer et les classer à travers Notion. Par exemple, nous pouvons utiliser un tableau de données et les filtrer facilement par projet, dates, lieux et bien plus.

De mon côté, je l’utilise pour la gestion de mes tâches, de mes notes que ce soit personnel ou professionnel.

Vous savez comme c’est important de bien gérer nos équipes à la maison.

Finalement, afin de bien gérer mon argent, j’aime bien garder le compte de mes nombreux abonnements.

Oui, on peut facilement tout faire ceci dans Excel ou Google Spreadsheet  :

  • C’est relativement long d’avoir tout au même endroit avec Google Spreadsheet ;
  • C’est plus difficile de tout synchroniser entre nos appareils avec Excel ;
  • Impossible d’avoir accès à toutes nos notes, hors-ligne sur tous nos appareils ET de pouvoir les modifier ;
  • C’est impossible d’ajouter des indicateurs visuels ;
  • On ne peut pas écrire un texte avec une bonne hiérarchie dans Excel non plus.

Je suis de l’école qu’il faut essayer l’outil afin de bien de le comprendre et le maîtriser, je vous invite donc à le télécharger gratuitement ici.

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