Les outils de l’entrepreneur nomade (ou en confinement!)

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Le modèle d’affaires de mon cabinet comptable est basé sur le principe de pouvoir travailler de partout, n’importe quand. Mon objectif était de pouvoir voyager tout en servant mes clients. Présentement, il est plutôt bien adapté au confinement!

Le matériel physique

La base est simple: un bon portable et une bonne connexion Internet. D’autres éléments doivent être pris en compte.  À cela s’ajoute tout le matériel sans fils. 

Mon portable est aussi une tablette avec écran tactile. Il est compact, multifonction et surtout léger. Parfait pour une présentation ou pour travailler de la plage.

Dans mon domaine, le travail à un écran est difficile, voire impossible. J’ai un écran portable à peine plus gros que mon portable qui me permet de travailler efficacement de tout bon Starbuck… ou du sous-sol présentement. 

L’élément qui a été le plus difficile à trouver, c’est une bonne connexion Internet fonctionnelle de partout dans le monde. J’ai maintenant un Hotspot qui me permet de rester connecter et surtout avec un plan de Data de 1000 GB mensuel. Pour vous aider dans votre recherche, les forfaits américains sont de loin plus avantageux à ceux canadiens. Cette connexion me permet actuellement d’avoir une connexion entre 10 et 25MBs en pleine campagne où l’internet québécois cause problème. 

En résumé, tout mon matériel physique entre dans un sac d’école d’enfants!

Les applications numériques

Ceci a été un  »game-changer » pour moi. C’est grâce à cela que je peux réaliser mes activités professionnelles de partout. 

Encore là, la base est simple: courriel, cloud et Office 365 (ou G Suite). Ça, c’est vraiment la base. 

CRM: Un gestionnaire de relation client

C’est un endroit central où toutes les informations rattachées à vos clients se retrouvent. Je m’en sers pour documenter la situation de mes clients et pour m’enlever de la tête les suivis de ventes potentielles.  Personnellement, je ne voyais pas la plus-value au départ. Maintenant, je ne sais pas comment je faisais pour m’en passer.

Plateforme de rendez-vous: C’est donner accès à votre agenda à vos clients 

N’ayez crainte, votre client ne voit pas ce que vous avez à l’agenda. Cela élimine les appels et courriels pour planifier une rencontre et, surtout, à clarifier le but de l’appel et le rendre plus efficace. Vous pouvez même faire payer la rencontre avant l’appel. 

Offre de service/soumission: Quand il ne reste que le prix à indiquer sur votre offre

Vos offres de services se ressemblent d’un client à l’autre et seulement la portion mandat est personnalisée. Cette application permet de rendre rigide et rapide votre processus de préparation d’offre de service. Les coordonnées du client s’importent automatiquement aux bons endroits dans le texte. Il ne vous reste qu’à personnaliser les mandats. Si en plus, vos prix sont fixes et la portée de mandats également, vous n’avez qu’un bouton à peser pour que le client la reçoive par courriel!

Gestionnaire de projets: C’est d’organiser et prioriser pleins de dossiers & pleins d’étapes

Que vous soyez solopreneur ou travaillez avec une grande équipe, cela élimine la charge mentale des suivis de dossiers. Un exemple pour vous, lié à mon domaine: j’ai des clients pour qui je dois faire les rapports de taxes mensuels et d’autres trimestriels. Et ceux trimestriels tombent à des dates différentes. Dans mon gestionnaire de projets, la tâche se créé automatiquement au moment voulu et elle est attribué à un membre de l’équipe. La bonne programmation initiale est la clé de la réussite ici. 

Logiciel comptable infonuagique: Un comptable qui ne parlerait pas de comptabilité c’est comme un urgentologue qui ne parlerait pas du Covid en ce moment

Avec les multiples solutions existantes aujourd’hui, il est maintenant simple d’avoir une information à jour accessible de partout, sur votre portable et sur votre cellulaire. L’envoi de factures automatisé par courriel, les factures récurrentes créées et envoyées automatiquement, le téléchargement des opérations bancaires et les modèles de rapports personnalisés sont seulement quelques-uns des avantages qu’un logiciel comptable infonuagique apporte. 

À cela s’ajoute les applications de numérisation de factures et de reconnaissance de caractère. Vous prenez une photo de votre reçu, les informations sont reconnues (fournisseur, date, montant, montant de taxes, mode de paiement…). Il ne vous reste qu’à attribuer la facture au bon compte de dépenses. Lorsque votre fournisseur est programmé, vous n’avez qu’un clic à faire!

À garder en tête: le logiciel comptable doit être complémentaire à vos activités et non le centre du modèle d’affaires de votre entreprise. Personnellement, j’en utilise 2 différents pour mes entreprises. Notre équipe utilise 5 différents logiciels comptables infonuagiques pour nos clients.

Plateforme de paiement: Fini les suivis de paiement, les chèques et les multiples virements Interac à déposer 1 à 1

Plusieurs solutions de paiement en ligne sont disponibles et peuvent être intégrés directement dans la facturation au client. Les rappels s’automatisent et même le rapprochement du paiement avec la facture. Des heures de conciliations et de suivis éliminées. 

Avant de débuter

Ils ont tous leurs propres coûts. C’est à vous de voir si les avantages apportés et les économies dépassent le coût. Dans une situation de plein emploi comme nous étions avant la crise, même si les coûts dépassent les retombés, cela peut être un grand facilitateur dans la croissance de votre entreprise, ou de sa simplification.

Le plus important dans votre choix d’applications: L’application doit répondre à votre modèle d’affaires. La façon dont vous générez vos revenus et rendez vos services doivent être claires avant la mise en place d’applications. Sinon, l’application ne répondra pas à vos besoins et vous aurez perdu un temps précieux. Une application intégrée regroupant plusieurs des éléments mentionnés ci-haut et propres à votre secteur d’activité peut vous faciliter le travail.

Le deuxième plus important : Les applications doivent être intégrées. C’est là que la magie opère. Par exemple, vous entrez les coordonnées de votre client dans votre CRM. L’intégration permet de transférer automatiquement celles-ci vers votre application d’offre de service, votre application de facturations et votre carnet d’adresses sur votre cellulaire. Une information à jour, partout. 

Vous vous dîtes que j’aurais pu parler des logiciels que j’utilises. Chaque logiciel a ses avantages et inconvénients. Le choix du logiciel devrait être fait en fonction de votre modèle d’affaires et non basé simplement sur mon article!

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