Intégrer un nouvel employé dans les règles de l'art à distance

Un employé qui débute un nouvel emploi en ce moment vient avec son lot de questionnements. Notamment : comment l’intégrer, alors que tout le monde fonctionne en mode « distanciation »? En restant méthodique, et avec un brin de créativité, on y arrive !

Peu importe le contexte, un employé qui se joint à une entreprise devrait toujours être accueilli dans les règles de l’art. Une intégration peut prendre différentes formes, en fonction des ressources et du budget à disposition. Cela dit, lorsqu’elle est bien menée, on contribue à réduire l’anxiété de notre nouvelle recrue et on optimise son degré d’engagement.
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1. Accueil

·       Installation du poste de travail : On collabore avec l’équipe TI à distance et on fait livrer le matériel de notre nouvel(le) employé(e) par messager, avec des notes détaillées pour l’accompagner dans l’installation de son équipement informatique. On ajoute le numéro d’une ressource technique – idéalement bon vulgarisateur - qui pourra agir comme guide ou, littéralement, comme sauveur pour les plus novices, lorsqu’il sera temps de synchroniser sa boîte courriel sur son téléphone intelligent. Si on veut aller plus loin, le PDG ou le superviseur immédiat peut livrer le matériel lui/elle-même. Une petite attention qui fera une grande différence !

·       Déjeuner/Dîner d’accueil : Pourquoi ne pas organiser un 5@7 virtuel? Nouvelle norme de socialisation, le concept fera assurément ses preuves dans un contexte professionnel pour briser la glace de façon conviviale avec les nouveaux collègues. Un conseil : faire attention au nombre de consommations ingérées lors dudit appel. C’est fou comme la réalité frappe lorsqu’on raccroche et qu’on se retrouve seul, avec le tournis, dans un salon silencieux. 

·       Rencontres avec intervenants clés : On organise le tout par visioconférence. On invite le candidat et l’intervenant à s’y présenter en mode « échange ». On peut même profiter de l’occasion pour boire un café ensemble et on n’oublie pas de laisser du temps à la fin pour ses questions.

·       Documentation à lire sur l’entreprise/Périodes de formation (avec ou sans test): Le nouvel employé peut facilement y vaquer, dans le confort de son domicile, en ayant accès à la documentation sur un disque partagé. Pour des notions qui demandent un peu plus d’accompagnement, on organise une rencontre virtuelle avec partage d’écran. Les personnes plus visuelles seront également friandes de cette solution !
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2. Trucs

Afin de favoriser la rétention de nouvelles informations et une adaptation en douceur, on s’assure que l’horaire de notre nouveau venu est libéré, idéalement pour ses 2 premières semaines. Sinon, l’intégration risque de devenir rapidement une source de stress supplémentaire.

Bien que les éléments techniques soient extrêmement importants pour favoriser une intégration réussie, c’est l’humain qui doit primer, d’abord et avant tout. On veut que le nouveau candidat se sente à l’aise et qu’il reçoive un maximum de renseignements sur son nouvel environnement et ses nouveaux collègues. Au-delà de sa connaissance approfondie de la mission de l’organisation et de son organigramme, on veut aider notre nouvel employé à répondre aux questions suivantes :

·       Qui peut m’aider si j’ai un problème?

·       Quelle est ma latitude décisionnelle?

·       Y a-t-il des conflits officieux entre collègues ou départements dont je devrais tenir compte?

·       Comment m’illustrer et prendre ma place?
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3. Suivis

Afin de s’assurer que tout se passe bien, le superviseur immédiat devrait prendre quelques minutes, à la fin de chaque journée, pour dresser un bilan avec sa nouvelle recrue. En travaillant à distance, difficile de savoir comment ça se passe si on ne provoque pas les échanges. Le but ici est de discuter seul à seul, sans pression. On en profite pour voir comment il/elle va et quelles sont ses impressions. On évalue ensemble ce qui se passe bien et ce qu’il/elle a moins aimé. C’est un moment unique, qui lui fera sentir qu’on s’intéresse à ce qu’il/elle vit et qu’on est là pour l’aider. 

Gardons en tête qu’avec la situation actuelle, le processus d’intégration pourrait être plus long qu’à l’habitude. Sans collègues autour pour répondre à chaque question spontanée, la patience et la débrouillardise deviendront deux armes redoutables pour s’en sortir vainqueur. Une fois les bureaux réintégrés, il faudra également penser à faire visiter les lieux à notre nouvel employé: lui expliquer l’emplacement de chaque département, le fonctionnement des aires communes, etc. « Le processus d’intégration se termine lorsqu’on a acquis le sentiment que le nouvel employé s’épanouit dans l’entreprise, qu’il s’implique avec confiance et qu’il apporte une contribution générale qui dépasse le cadre de son emploi. »1 Ne reste plus qu’à souhaiter que la magie opère pour vous aussi!