Onboarding d’un nouvel employé - 6 bonnes pratiques

L'onboarding est l'ensemble des activités et des informations qu'une entreprise met à la disposition d'un nouvel employé pour l'aider à s'intégrer dans la culture, les politiques et les pratiques de l'organisation. L'objectif est de s'assurer que le nouvel employé est préparé à accomplir ses tâches efficacement, qu'il se sent bien accueilli et valorisé par l'entreprise et qu'il comprend comment son travail s'inscrit dans les buts et objectifs de l'organisation. Après le recrutement, l'étape d'intégration des nouveaux employés est le premier contact officiel du professionnel avec l'entreprise. Ce processus est l'occasion idéale de présenter les valeurs et la culture de l'organisation. 

L'onboarding est essentiel pour plusieurs raisons, telles que : la réduction du taux de rotation, augmenter la productivité de l'équipe, voire contribuer à l'amélioration des résultats et de la compétitivité de l'entreprise sur son marché.

C'est pourquoi nous avons préparé ce contenu afin que vous puissiez découvrir les 6 étapes essentielles de l'intégration des nouveaux employés.

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1. Politique d'accueil

La première étape d'une intégration réussie des nouveaux employés consiste à fournir à ces derniers tout ce qu'ils ont besoin de savoir sur l'entreprise dès le début de leur parcours.

Préparer une sorte de livret, ou un guide standardisé, qui contient tout, des informations les plus basiques sur les activités principales de l'institution, aux mesures nécessaires pour faire face aux scénarios les plus complexes inhérents au travail quotidien.

Ce document doit contenir :

• Un message de bienvenue
• Un résumé de l'objectif du manuel
• Un résumé bref, mais cohérent de l'histoire de l'organisation

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2. Avoir des guides avec les pratiques de l'entreprise

Commencer à travailler dans une nouvelle entreprise, c'est assimiler beaucoup de nouvelles en même temps, comme le nom de chaque collègue, les modes d'exécution des tâches, les temps de pause, entre autres.

Il est donc impératif de faire preuve de patience et de tolérance à l'égard des employés au cours du processus d'intégration des nouveaux employés. Un bon moyen de simplifier et d'accélérer l'intégration consiste à fournir un guide contenant tout ce que les professionnels doivent savoir sur leur nouvel environnement de travail.

Voici quelques exemples de documents :

• Contrat de travail
• Manuel de l'employé
• Accords de confidentialité
• Formulaire de prestations
• Horaires de la première semaine du nouvel employé

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3. La formation

L'un des aspects les plus importants de l'intégration de nouveaux employés est de s'assurer que chaque membre de l'équipe professionnelle de l'entreprise soit correctement formé et préparé à faire face aux défis d'un scénario complexe.

La formation en entreprise ne doit pas être considérée comme une dépense superflue, mais plutôt comme un investissement dans l'avenir de l'entreprise. Après tout, votre entreprise doit pouvoir être compétitive sur le marché et aucun effort ne doit être épargné pour que cet objectif devienne réalité. 

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4. Présenter l'entreprise et les services qu'elle propose

Il est très important de présenter les missions et les valeurs de l'entreprise de manière à ce que la compréhension par les nouveaux membres soit la plus simple possible.

​​Une des solutions consiste à créer un portfolio ou une présentation contenant une description brève, mais complète de l'entreprise. De cette façon, les employés nouvellement embauchés verront leurs attentes alignées sur les objectifs de l'entreprise, ce qui est fondamental pour la croissance des deux.

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5. Fournir une description de poste pour le nouvel employé

Élaborer un document qui, de manière simple, didactique et intuitive, informe les nouveaux membres de l'équipe sur leur rôle au sein de l'organisation.

Ce document doit contenir des informations complètes sur les fonctions du poste, de sorte qu'il serve de document d'appui, c'est-à-dire de guide essentiel pour que les nouveaux employés n'aient pas de difficultés à s'adapter à la nouvelle routine de travail, surtout dans la phase initiale de leur parcours au sein de l'entreprise. Fournir des informations transparentes est le meilleur moyen de motiver les nouveaux employés et de les rendre productifs.

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6. Vérifier et améliorer le processus d'intégration

Définir des indicateurs de performance pour le processus et mettre en œuvre un système d'évaluation, basé sur le retour d'information des participants. Recueillir ces informations à la fin de chaque nouvelle intégration et mesurer l'efficacité du processus, en vérifiant si les résultats escomptés sont atteints. Si nécessaire, ajuster.

Parmi les aspects à évaluer, n'oubliez pas d'énumérer les outils et le matériel de soutien utilisés. Enfin, demandez des suggestions d'amélioration et ne vous inquiétez pas si vous devez changer beaucoup de choses, après tout, il vaut mieux refaire tout le processus que de continuer avec quelque chose qui n'apporte pas de bénéfices à l'entreprise.